e-Factura nu îți arhivează facturile: obligațiile reale de păstrare în 2026

Există o confuzie care circulă în multe firme mici: „facturile sunt în SPV, deci statul le păstrează pentru mine". Nu le păstrează.

Cât timp trebuie păstrate documentele, de fapt

După modificările aduse de Legea 36/2023 Legii contabilității, termenele s-au simplificat, dar n-au dispărut:

• Facturile și documentele justificative — minimum 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-au întocmit
• Situațiile financiare anuale și documentele aferente bunurilor de capital — 10 ani
• Statele de salarii și documentele de personal — până la 75 de ani, pentru drepturile de pensie
• Registrele și actele firmei (act constitutiv, hotărâri) — pe toată durata existenței societății

Important: termenele nu se schimbă pentru că factura e electronică. Un XML din e-Factura are exact același regim ca factura pe hârtie de acum 10 ani — doar că se pierde mult mai ușor.

Cine răspunde dacă lipsesc

Legea e explicită: răspunderea pentru păstrarea documentelor financiar-contabile aparține administratorului firmei — nu contabilului, nu furnizorului de soft de facturare, nu ANAF-ului. Dacă la un control fiscal nu poți prezenta facturile din urmă cu 4 ani pentru că laptopul pe care erau a murit, „le aveam în SPV" nu e o apărare.

Arhivarea electronică e permisă, cu condiții de bun-simț: documentele trebuie să rămână lizibile, complete, protejate împotriva modificării, ușor de identificat și disponibile pe toată durata termenului de păstrare. Adică exact ce nu garantează un folder pe desktop sau un stick USB în sertar.

Scenariul care doare: biroul de contabilitate

Dacă ții contabilitatea altor firme, problema se înmulțește cu numărul de clienți. Un singur birou de contabilitate cu 40 de clienți administrează, practic, arhivele fiscale a 40 de firme: facturi, balanțe, declarații, state de plată. Un ransomware sau o defecțiune de disc nu îți pierde datele tale — pierde datele clienților tăi, cu tot cu răspunderea și reputația aferente. Am scris separat despre backup-ul pentru birourile de contabilitate.

Cum arată o arhivare care trece de orice control

Nu ai nevoie de un sistem exotic — ai nevoie de regula 3-2-1 aplicată disciplinat: documentele stau pe un NAS local cu versiuni și snapshot-uri imuabile (nimeni nu le poate modifica sau cripta retroactiv — nici măcar un ransomware), o copie criptată pleacă automat în cloud, în alt loc fizic, iar o dată pe an se face un test de restaurare documentat — dovada că arhiva chiar poate fi recuperată, nu doar că există.

Sistemul acesta bifează simultan cerințele de lizibilitate, integritate și disponibilitate din legislația contabilă, obligațiile de securitate din GDPR și, bonus, întrebările despre continuitate care încep să vină de la clienții mari pe fondul NIS2.

Checklist rapid pentru firma ta

Dacă ai măcar un „nu" — ai un punct slab pe care un control sau un incident îl va găsi înaintea ta.

Întrebări frecvente

ANAF păstrează facturile mele din e-Factura?

Sistemul le procesează, dar fișierele rămân disponibile pentru descărcare în SPV doar 60 de zile. Arhivarea pe termen legal (minimum 5 ani) este obligația firmei.

Pot păstra facturile doar electronic, fără hârtie?

Da, cu condiția ca arhiva electronică să asigure lizibilitatea, integritatea și disponibilitatea documentelor pe întreg termenul legal de păstrare.

Ce se întâmplă dacă nu pot prezenta documentele la control?

Lipsa documentelor justificative se sancționează contravențional și poate duce la stabilirea obligațiilor fiscale prin estimare — aproape întotdeauna în defavoarea firmei.